Ingénierie - Marque blanche - Conseils

Etat des lieux

Administrer Autrement vous aide à prendre conscience votre situation tant au niveau technique qu’au niveau économique. Administrer Autrement vous propose également une étude comparative et un audit pour terminer la mission et situer votre qualitée/prix par rapport au marché. 
L'état des lieux vous permet d’avoir une vision globale sur l’état technique et économique du marché et de vos portefeuilles (ou futur portefeuille), sur l’exécution de vos prestations, sur votre exploitation et vos bonnes pratiques.

Déroulement de la mission : visites, analyse des documents, état des lieux technique et économique, audit et études comparatives, identification des écarts et mise en place d’un plan d’action et d'un plan de formation.


Analyse des risques

Administrer Autrement saura identifier pour vous tous les risques liés aux mauvaises pratiques. Nos pratiques d’analyse de risques sur des patrimoines et des portefeuilles différents et sur des typologies de sites très hétérogènes sont gage d’appréhension d’une multitude de risques potentiels. 
Cette analyse permet d'évaluer les risques techniques, organisationnels ou opérationnels pouvant impacter vos responsabilités. La cartographie des risques dans une échelle de valeur vous donne la mesure des progrès à envisager.
Déroulement : cibler les difficultés techniques ou organisationnelles, connaitre les attentes des exploitants ou des copropriétaires, apporter du conseil sur site, fédérer les bonnes pratiques. 


Rapport analyse 

Administrer Autrement saura mettre en exergue pour vous tous les dangers liés aux mauvaises pratiques ou aux mauvais outils. Nos pratiques d’analyse de risques sur des patrimoines ou des portefeuilles différents et sur des typologies de sites très hétérogènes sont gage d’appréhension d’une multitude de risques potentiels. 
Cette analyse permet dévaluer les risques techniques, organisationnels ou opérationnels pouvant impacter vos responsabilités. La cartographie des risques dans une échelle de valeur vous donne la mesure des progrès à envisager.

Les étapes : cibler les difficultés techniques ou organisationnelles, connaitre les attentes des exploitants ou des copropriétaires, apporter du conseil sur site, fédérer les bonnes pratiques. 


Accompagnement à la certification

Administrer Autrement accompagne la mise en place des référentiels et manuels, en prenant soin de comparer et d’analyser les étapes de changement tant pour vos équipes impactées que pour vos prestataires en charge des opérations. 
En obtenant les certifications qualités ou environnementales, vous vous positionnez sur un standard inter comparable et disposez des labels valorisant votre image et vous aidez vos équipes à garantir une qualité de prestations de haut niveau.


Formation aux métiers de l'immobilier 

Administrer Autrement, de par son rôle de centre de formation agréé* dans les métiers des services immobiliers, a su développer tout au long de son parcours de véritables méthodologies de formation ludiques et pertinentes. Administrer Autrement sait s’entourer des meilleurs professionnels, reconnus experts du marché sur ces métiers qui vous accompagnent tout au long du processus de formation. 
Nous sensibilisons vos collaborateurs aux fonctions attendues dans les métiers des services immobiliers. La formation peut être généraliste et toucher un ensemble de sujets étendus ou être plus précise sur un thème à développer. 

Disposer d’une vision de l’ensemble des métiers souvent cloisonnés et mieux appréhender les métiers des services immobiliers. Interagir avec efficacité auprès de vos prestataires et déceler par avance les problématiques potentielles et savoir les traiter avec pertinence.

* en cours

Conception et structuration du service syndic

Administrer Autrement vous aide à la conception et la structuration d’un syndic adapté à vos contraintes juridiques.  Diffuser les bonnes pratiques et souligner certains écueils à éviter, afin d’amener les parties à s’engager dans des relations contractuelles équilibrées et durables.
La conception et la structuration du service syndic vous permet de disposer du bagage juridique et technique protégeant vos intérêts de syndic, en veillant à l’équité et en limitant le risque de jurisprudence. Cette mission vous permet de gagner du temps grâce à nos expériences. 
Déroulement : mettre en place des réunions pour identifier les besoins, définir l’objet, les parties et le but, synthétiser les prestations sous forme de fiches, rédiger le manuel.


Accompagnement au choix

Fort de son expérience du marché, Administrer Autrement compare toutes les offres des prestataires ou de vos futurs collaborateurs et vous aide à choisir l’offre la mieux adaptée à vos besoins avec le meilleur rapport qualité prix. 
Utilité de la mission : tant en phase de candidature que de réponse d’appel d’offre, l’aide au choix d’un candidat repose sur une analyse des réponses, des moyens proposés et des engagements pris en arguments avancés. 
Rencontre avec le prestataire, visite du site, vérifier la bonne santé financière des prestataires, analyser les prix et les moyens des offres reçues, comparer les prix des prestataires avec les prix marché, recommander le prestataire avec le meilleur rapport qualité prix. 


Assistance au démarrage

La phase de démarrage permet de garantir la conformité des engagements pris devant vos attentes exprimées et le déploiement des bonnes pratiques. Administrer Autrement intervient sur des projets en assistance au démarrage comme maître d’oeuvre de la phase. 
L’assistance au démarrage est un gage de sécurité pour le client. 
Les étapes : préparation et animation de la réunion de lancement en veillant à la place que les équipes doivent prendre, analyse et validation des tâches de chacun, animation des réunions d’avancement, suivi et accompagnement client dans la prise en main du contrat.  


Diagnostics, préconisations et plans d'action

Administrer Autrement vous aide dans l’architecture globale de vos systèmes d’information et dans le choix de la technologie pour l’interopérabilité. Nous disposons d’un panorama complet des solutions du marché. Nous vous aidons à voir clair dans vos questionnements sur l’intégration ou l’externalisation de vos outils et la sauvegarde de vos données. Nous vous aidons à construire votre référentiel intégré.
Utilité de la mission : penser les systèmes d’information comme des outils d’aide à la gestion et orienter leur déploiement en conséquence, pour faciliter l’usage et leur perfectionnement.
Plan d'action : aide à la définition du système d’information cible (objectifs, étapes et moyens), méthodologie et procédures de transition, pilotage des prestataires impliqués, conduite du changement.


Audit et contrôle ponctuel à la prestation

Administrer Autrement apporte un regard juste et équitable des objectifs à atteindre sur la base des pratiques marché et du bon fonctionnement technique ou économique des prestations. Administrer Autrement oriente les analyses sur des recommandations réalistes pour une progression pas à pas dans l’exécution des prestations.
Réaliser des contrôles ou audits sur les prestations permet de garantir à l’entreprise cliente ou le mandant la bonne atteinte des objectifs cibles et le bon respect du contrat. Il fait ressortir les écarts et permet de les corriger.
Une analyse complète de tous les documents transmis par le client, un listing de toutes les prestations et leurs niveaux de services, un chiffrage de toutes les prestations, une identification des écarts constatés et une liste de recommandation adaptée à chaque écart.


Nos outils
L'audit

Il vous permet de vérifier la fiabilité de vos process, l’efficacité des données de suivi et des dispositifs de contrôle des anomalies. En évaluant vos capacités, vous vous concentrez sur vos points forts et renforcez les actions pour limiter vos points faibles. Vous développez et améliorez vos compétences et corrigez les écarts et dysfonctionnements. L’audit est un moyen pour vous de garantir l’efficience de vos processus à travers l’analyse de tous ses comportements.
Objectifs :
• Vous guider dans l’analyse des résultats obtenus.
• Déterminer la conformité des éléments audités et vous aider à trouver des solutions adaptées
• Vous éclairer sur les conséquences et les risques potentiels en matière de sécurité, de règlementation et de maîtrise de vos dépenses.
• Déterminer les actions d’amélioration et les outils, en les priorisant et en estimant leurs budgets

Cahier des charges

Le cahier des charges est un outil de travail pour un pilotage contractuel maîtrisé. Il formalise vos besoins et vous aide à organiser la relation avec vos prestataires. Il est considéré comme un référentiel partagé par le prestataire et l’équipe interne, et décliné dans les documents contractuels.
L'objectif :
Notre travail va au-delà de la rédaction du cahier des charges et s’étend à la comparaison de vos besoins à une pratique marché. Nous vous aidons à acquérir l’autonomie nécessaire dans la constitution et l’appropriation de votre cahier des charges et vous orientons vers une structure organisationnelle adaptée.


Fiches synthèse clients

Cet outil vous permet de connaître rapidement le contrat dans sa globalité. Son format facilite la lecture et la compréhension des clauses les plus importantes.
Mises en place dans quatre services.
Notre regard d’expert dans ce domaine vous apportera un oeil neuf et critique sur le contrat et vos prestations et de les rendre simples et compréhensibles.


Guide métier

Véritable livre de chevet pour les collaborateurs, il vous permet de développer les compétences et connaissances, d’harmoniser les pratiques et d’améliorer les process. Il constitue votre référentiel métier à suivre, autour duquel vous animez vos fonctions immobilières.
Il est déja réalisé mais nous le modelons à votre structure et vos bonnes pratiques afin d’homogénéiser l’ensemble des pratiques de gestion de différentes typologies de portefeuilles. Grâce à nos connaissances du marché, vous serez orientés vers les meilleurs moyens pour améliorer vos façons de faire.


Suivi des données 

Cet outil vous permet d’assurer un contrôle optimal de vos prestations. Véritable tableau de bord et poste de pilotage, il vous permet de suivre les tendances de votre activité et d’orienter vos plans d’action. Décliné à différentes fréquences, il vous donne une vision globale et macro de votre activité et cible des écarts sur des points particuliers.

Nous vous aidons à mettre en place la mécanique de remontée des indicateurs et à les interpréter. Nous vous guidons dans la communication autour de ces indicateurs.


Mesure de satisfaction

Mesurer la satisfaction de vos clients afin d'adapter les services. La mesure de satisfaction permet d’orienter les futures prescriptions de manière efficace.
Notre plus-value
Nous mesurons la satisfaction en temps réel avec des enquêtes en ligne et vous préconisons des solutions innovantes. Nous vous aidons à utiliser ces données à travers des analyses et des comparaisons. Nous décortiquons les données issues de ces enquêtes et les restituons dans des formats valorisants.


Fiches de prestations

Véritable outils pour les collaborateurs, il vous permet de développer les compétences et les connaissances, d’harmoniser les pratiques et d’améliorer la qualité. Il constitue votre référentiel métier à suivre, autour duquel vous animez vos fonctions immobilières.

A travers cet outil, vous avez un accès direct à l’information que vous cherchez. Ces fiches vous permettent de trouver rapidement l’information recherchée et de connaitre les besoins de votre entreprise. Structurées par thèmes, elles vous facilitent la lecture. Cet outil peut être très apprécié par vos opérationnels sur le terrain.


Etude comparatives

Elle vous permet d’avoir une vision globale du marché. Qu’il s’agisse de prix ou de pratiques, l'étude vous aide à la mise en cohérence de vos besoins et de l’offre du marché. 

Nous vous apportons une étude comparative du marché avec une connaissance de ses acteurs. Nous mettons à votre disposition notre vision externe , globale et objective, à travers des ratios de comparaisons issus de nos dernières consultations.


Outil de dimensionnement

Il vous assure que la prestation mise en place est bien appréhendée dans sa globalité et qu’elle est en cohérence avec le marché ou de détecter et justifier les écarts. Il peut être présenté avec des valeurs hautes, basses et médianes. Ce guide efficace pour vos prescriptions est mis à jour régulièrement et vous accompagne tout au long de la vie de vos sites.

Nous construisons des outils avec les clés de dimensionnement utilisés par les prestataires pour leur évaluation de charge et tirées de nos consultations menées chez nos différents clients.


Système d'information

Il vous permet d’orienter vos décisions d’investissements, de rendre interopérable des outils métiers avec vos dispositifs de gestion pour accroitre la qualité de vos contrôles internes et d’optimiser la pérennité de votre patrimoine. Disponible et bien renseigné, le SI est un outil incontournable de vos fonctions immobilières, pour rendre compte des quantités et qualités des services.

Nous disposons d’une vue panoramique des différentes solutions disponibles sur le marché, de leur mode d’intégration, des difficultés de coexistence entre plusieurs outils. Nous vous guidons dans la mise en œuvre de l’outil et de son exploitations. Qu’il s’agisse de solutions de gestion de patrimoine, gestion d’espaces, de contrat, de maintenance … Nous savons, pour vous construire la prescription, encadrer la mise en route et effectuer les recettes finales, pour une parfaite maîtrise.